一、12个月前：1)从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；2)与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；3)选定场地；4)了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划；

     二、9个月前：1)设计展览结构；2)取得展览管理公司的设计批准；３)选择交准备参展产品；4)与国外潜在客户及目标顾客联络；5)制作展览宣传册；

     三、6个前：1)以广告或邮件等进行推广活动；2)确定旅行计划；3)支付展场及其他所需服务的预行付款；4)复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；5)安排展览期间翻译员；6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；

     四、3个月前：1)继续追踪产品推广活动；2)最后确实参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签，赠送索取样品的客商；3)将展位结构设计做最后的决定；4)计划访客回应处理程序；5)训练参展员工；6)排定展览期间的约谈；7)安排展览现场或场外的招待会；3)购买外汇；

     五、四天前：1)将运货文件、展览说明书等额外影印本放人公事包；2)搭乘飞机至目的地；

     六、三天前：1)抵达，饭店登记；2)视察展览厅及场地；3)咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；4)指示运输承包商将物品运送至会场；5)连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；6)与展览组织代表连络，告知通讯方法；7)访问当地顾客；

     七、两天前：1)确定所有物品运送完成；2)查看所订设备及所有用品的可得性及功能；3)布置展位；4)将所有活动节目做最后的决定；

     八、一天前：1)将摊位架构、设备及用品做最后的检查；2)将促销用品发送直接分配中心；3)与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；

     九、展览期间：1)尽早到会场；2)于展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；3)实地观察后尽早预约明年场地；4)详细记录每个到访客户的情况及要球，勿凭事后记忆；5)对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；6)每日与员工进行简报；7)每天将潜在商机及顾客资料送加公司，即时处理及回应；

     十、展览结束：1)监督摊位拆除；2)处理商机；3)寄出谢卡。